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Gitee 7 週年,合作伙伴石墨文件也 6 週年生日啦

←手機掃碼閱讀     admin @ 2020-05-27 , reply:0

新經濟形勢下,企業如何做好降本增效?

疫情衝擊下,任何一家企業可能都要重新思考「降本增效」的重要性。

如果我們只關注「降本」,很容易聯想到「降薪」「裁員」「削減福利」等一系列看起來並不美好的事物,況且治標不治本。但如果我們聚焦「增效」,或許能釜底抽薪,命中問題要害。

企業增效,關鍵在於排程好每一位員工的工作積極性,並通過合理的工作安排,減少企業內無效溝通、重複溝通所浪費的時間成本,從而人效最大化,即企業產能最大化。

企業中的低效時間滲透在平時工作中的方方面面:員工本地寫好一份文件;開啟微信傳送;領導收到文件,檢視、修改、確認;員工再次修改。這樣的流程每天都會上演,而且是

集腋成裘,員工每天花費在傳輸檔案、查詢檔案、內容彙總、檔案傳輸上的時間並不是個小數目。對於一家 10000 人規模的企業來說,每天至少要耗費 90 分鐘的無效時間,這直接導致企業每年需要付出將近 800 萬元的無效成本。

如果再考慮到像檔案洩漏這樣的安全問題,企業付出的成本會更大。所以,從長遠角度看,企業需要一個合適的團隊協作工具,來提升團隊跨部門、跨地域的工作效率,並在保證數字資產安全的前提下,將企業內部知識庫打造成團隊決策的智慧大腦。

石墨文件,較早感知協同價值的團隊工具

早在 6 年前,石墨文件就注意到企業協同辦公中的效率難題,開始打磨產品、不斷功能上新,希望幫助企業優化工作流程,提升工作效率。

如今,石墨文件羽翼豐滿,上線了支援 400 餘種公式的表格,方便統計資料的表單,適合企業跨部門協作的團隊空間等,並針對企業個性化需求,提供私有化部署服務。

2020 年,遠端辦公風口將至,石墨憑藉多年的技術與經驗積累,在眾科技巨頭的紛紛入場下,仍保有自己的一席之地。

全產品矩陣,滿足企業流程化辦公需求

石墨文件發展至今,已有產品線包含文件、表格、表單、幻燈片、思維導圖、白板、團隊空間等,基本可以滿足企業辦公場景中的常見需求。

1. 文件:離線儲存,多人編輯

石墨文件,支援多人線上協作編輯,從而告別郵件、IM 軟體多次傳輸檔案煩擾;毫秒級實時多端同步,方便員工隨時隨地開展工作;自動儲存文件編輯歷。史,隨時可追溯檢視歷史版本。

石墨還提供了對公文寫作更加友好的「文件專業版」,可以滿足更高的格式與排版需求,讓公文寫作與出版物編輯等專業化工作變得簡單。

2. 表格:完美相容 Excel,許可權精細化管理

石墨表格,完美相容本地 Excel 檔案,匯入匯出流暢無損,無格式混亂;提供的 6 大函式類別,400+公式,基本可以覆蓋 90%主流辦公軟體;支援單元格鎖定,可根據不同協作者開放不同層級的檢視/編輯許可權;支援篩選檢視,協作者可獨立篩選資料而不互相干擾。

藉助石墨表格,企業可以極大簡化「多地多人多部門的統計、收集、彙總、驗算」等繁瑣工作,並可靈活搭建企業所需系統。

石墨還提供了可以和表格雙向打通的表單,適用於活動統計、員工年終考察、公司滿意度調查等多種資料收集場景,配合資料視覺化分析,企業的資訊收集、管理與分析變得更加靈活便捷。

3. 團隊空間:集中儲存,企業外腦

石墨團隊空間,提供企業雲盤功能,支援上傳大多數格式檔案,並支援 Office、pdf、圖片、音影片、txt、markdown 等多種格式檔案的線上預覽,方便專案組資料共享。

團隊空間中,還可通過組織架構,一鍵為團隊空間新增企業成員,方便部門內及跨部門協作。

同時,「千人千面」的許可權體系可以助力企業實現檔案、成員許可權的精細化管理,確保高效協作,防止資訊洩露。

4. 幻燈片、思維導圖、白板:常用功能,應有盡有

石墨還提供支援多人協作的幻燈片,團隊成員可通過二維碼、連結分享給觀眾,無論身在何方,演示時觀眾只需開啟電腦、手機、Pad 等裝置就能實時同步播放,即使遠隔萬裡也如同在一個會議室面對面交流。

石墨思維導圖支援多人協作思維碰撞,編輯、修改過程中可實時看到其他協作者標記。

石墨白板讓遠端會議更加高效便捷,多位成員通過音影片連線,圍繞一個話題各抒己見,邊聊邊寫,邊聊邊畫,討論思路與結果同步呈現。

安全,企業數字資產的重中之重

石墨文件擁有更多企業專屬功能和更高安全許可權管控,適用於對組織管理、檔案安全有較高要求的團隊 / 企業。

1. 操作日誌,多維度掌握文件細節

惡意修改、刪除檔案,這些頻出的檔案危險事件,企業要如何防範?一個多角度、細顆粒度的檔案動態查詢機制就顯得必不可少。

企業高階版中的「操作日誌」可以幫助企業實時查詢檔案的操作動態。

企業建立者和管理員在後臺可以查詢某一時間段的所有操作日誌。

也可以查詢某一操作(如建立檔案、收藏檔案、移動檔案等)的所有操作日誌。

除此之外,操作日誌還可以查詢某一員工、某一檔案的所有操作日誌。同時,通過多維度累加,企業建立者還可以全維度查詢某一員工在某段時間,對某一檔案進行的某一操作的所有日誌。

2. 訪問者水印,截圖可追責

社交媒體上頻發的企業檔案截圖,給企業聲譽和運營產生了巨大影響。開啟石墨文件中的訪問者水印,可以防範內部員工惡意截圖傳播,當員工截圖或拍照轉發內部檔案時,圖片會帶有員工資訊水印,有利於防止資料外洩,也可以保護企業智慧財產權。

除了明顯水印,石墨還提供雙重水印機制,即使避開明顯水印截圖,也會在圖片中植入肉眼不可見水印,這樣不僅能起到警示作用,也可在事情發生後,方便追責。

3. 高危操作,實時預警

即將跳槽到競對的員工,離職前惡意匯出大量敏感檔案,以供之後使用;在職員工日常工作時,將重要企業檔案備份,洩漏給外部客戶;非銷售組員工拿到了核心銷售策略及內部定價規則……

這些場景可能正在發生,或是在不久的將來。

保護企業數字資產,除了需要精細化的檔案許可權管理,還需要對檔案的操作記錄、頻次等進行實時監控,這樣才能在全流程上,避免出現員工有意無意洩露企業檔案等安全事故。

石墨文件提供的「檔案安全預警」功能,可以幫助企業實時監控檔案異常狀態,短時間員工大量複製、匯出企業檔案等異常操作,企業會自動收到郵件通知,降低損失。

除了導出文件數量外,「檔案預警」還可以對其他具體事件進行設定,比如列印檔案數量、開啟共享開關數量、移動空間檔案數量等。

無論是員工的正常還是異常操作,只要當天操作事件數量到達企業預設閾值,系統就會傳送郵件提醒企業建立者或管理員,及時響應,控制企業檔案外洩。

4. 公開連結加密分享

設定文件公開分享時,可在石墨中設定“需要密碼訪問”或“僅限企業成員訪問”,從而實現文件的定點定向傳輸,並可有效杜絕內部文件外洩。

管檔案,更是企業管理學

憑藉多種精細化的許可權設定,以及對企業組織架構的打通,石墨除了可以管理文件,還可以滿足基本的企業員工管理需求。

1. 離職交接不再難,一鍵接管重要檔案

現代企業,管理上有兩大重點,一是對員工的管理,二是對數字資產的管理。大部分傳統企業,數字資產與員工密不可分。當有員工離職時,人員交接不當就會導致交接檔案冗雜、被交接人員難以整理,增加時間成本。

對此,石墨文件企業高階版中的的「一鍵交接」就顯得十分便捷,可以更好幫助員工整理檔案、減少對接時間,同時保證檔案歸屬於企業,不會隨離職而被員工帶走。

簡單來說,石墨的離職交接邏輯是:企業交接人發起交接,只需一個連結即可將離職員工檔案轉移到公司相關負責人手中。

在這一過程中,交接人可以看到離職員工的檔案情況:

交接人可以將離職員工的重要檔案轉移到到負責人賬號,同時離職員工賬號會自動清空這些檔案。

2. 樹形結構,檔案層級一目瞭然

隨著企業檔案不斷增加, 難免會出現檔案雜亂,各種堆疊的情況,很容易讓人找東西時無從下手。

石墨企業高階版中的樹形結構,提供的檔案層級脈絡,可以讓各種檔案堆放一目瞭然,企業檔案管理更為清晰。

利用樹形結構,企業可以規範檔案管理,員工按照空間目錄即可快速定位所需文件和內容。

對於企業管理者來說,也可以根據專案優先順序、檔案重要程度、參考價值等對團隊空間的檔案和資料夾進行排序。

石墨的樹形結構還提供預覽模式,使用者可直接在左側的空間目錄點選資料夾或檔案,右側實時預覽,檢視檔案內容。

3. 效能看板,視覺化分析企業效率

每位老闆都應及時關心自己企業的運轉情況,尤其是效率方面。

通過石墨文件企業高階版中的效率看板,企業管理員能夠瞭解企業賬號的歷史累計資料、熱門文章等資訊。更關鍵的是可以實時檢視全公司使用石墨文件的情況,這為企業管理者深入瞭解團隊提供了便捷。

通過效能看板,企業可以直觀看到藉助協同文檔節省下來的時間和效率提升情況。

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來源:OsChina
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